[Explicación detallada] ¿Qué es un ERP ? ¡Puedes entenderlo todo leyendo esto!

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Los objetivos de las empresas están cambiando drásticamente debido a la intensificación de la competencia y la globalización de los mercados. Para hacer frente a estos cambios en el entorno empresarial, es necesaria una “toma de decisiones rápida y óptima”, y el ERP ha atraído la atención como método de gestión empresarial en tiempo real.

Por otro lado, el ERP es un método de gestión empresarial difícil de entender en su totalidad, ya que sus definiciones y casos de uso varían mucho de una empresa a otra y es una herramienta flexible.

En este artículo, ofrecemos una explicación exhaustiva de lo que es el ERP para aquellos que quieran saber más y para los que estén pensando en implantarlo.

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¿Qué es el ERP?


ERP es la abreviatura de Enterprise Resource Planning, en español significa planificación de recursos empresariales.

Es un método y un concepto para gestionar los recursos que se necesitan para dirigir toda una empresa de forma integrada y mejorar la eficacia de la gestión. Al gestionar la información de forma centralizada, el ERP permite conocer el estado de toda la empresa en tiempo real, lo que permite tomar decisiones de gestión sin problemas.

Además, el software integrado (multiempresa) (sistema empresarial básico integrado) utilizado para gestionar de forma centralizada esta información de toda la empresa se denomina “paquete ERP”.

En el pasado, las grandes empresas tenían que gastar mucho dinero para implantar paquetes de ERP, pero recientemente es posible implantarlos como SaaS (Software as a Service, un método de entrega de software a los usuarios de forma remota a través de Internet) a un coste relativamente bajo, como los servicios en la nube. Por ello, muchas pequeñas y medianas empresas también han empezado a aplicarlo.

Historia de la ERP.

2-1. El prototipo de ERP


En la década de 1960, se empezaron a utilizar programas que podían realizar una secuencia de seguimiento del estado del inventario, conciliación con el balance e informe del estado. En 1970 se introdujo un sistema llamado MRP, que significa Planificación de Necesidades de Material. MRP son las siglas en inglés de Planificación de Necesidades de Material.

MRP son las siglas de Material Requirements Planning, y es un método de gestión para la planificación de la producción, con el control del inventario como componente central. Con este método, se hizo común el uso de sistemas para gestionar la programación de los procesos de producción.

En los años 90, el alcance de lo que un sistema podía gestionar se amplió e incluyó no sólo el inventario, sino también funciones administrativas como la contabilidad y los recursos humanos. Además, el sistema comenzó a realizar la gestión centralizada de la información, la gestión del estado de los recursos y la automatización del trabajo, y se creó el prototipo del actual EPR.

2-2. desarrollo del ERP


Se dice que el primer ERP del mundo es un producto desarrollado en Alemania en 1992. No fue hasta mediados de los años noventa cuando el ERP empezó a ser notado y utilizado, donde se popularizó como un servicio multifuncional que daba soporte a grandes empresas con muchos usuarios del sistema. En aquella época, era habitual que las empresas prepararan sus propios servidores, lo que dio lugar a la imagen de que “ERP = grandes empresas, no pequeñas y medianas empresas”.

No fue hasta principios de la década de 2000, a comienzos del siglo XXI, cuando comenzó el auge de la ERP . En particular, las empresas que operan a nivel mundial cambiaron sus prácticas empresariales al estilo occidental para poder competir en el extranjero, e implantaron la ERP para mejorar su competitividad.

En la actualidad, se han desarrollado varios ERP nacionales. Los ERP nacionales que se adaptan a los procesos empresariales nacionales ya se han implantado en muchas empresas. Gracias a su trayectoria y a su experiencia en materia de desarrollo, ahora cuentan con funciones mucho más completas que en sus inicios. Además, existe una amplia gama de complementos y plantillas adaptadas a cada sector, lo que permite implantar el ERP con poca o ninguna personalización.

2-3. Tendencias en materia de ERP


Una de las tendencias futuras es el desarrollo de la computación en nube, donde el ERP se utiliza a través de Internet. La computación en nube en sí comenzó alrededor de 2010, pero al principio su adopción fue lenta debido a la preocupación por la fiabilidad. Sin embargo, la ventaja de la computación en nube es que los sistemas pueden construirse rápidamente y a bajo coste. Hoy en día, la computación en nube se utiliza en muchos campos y su fiabilidad ha mejorado. El coste del “ERP en la nube” ha bajado hasta un nivel en el que incluso las pequeñas y medianas empresas pueden implantarlo.

Según una encuesta realizada en 2019 por el Instituto de Investigación Yano, se espera que la tasa de adopción de la nube de ERP alcance el 45,8%, y la nube se utilizará cada vez más para ofrecer ERP.

3. Funciones principales de ERP

El ERP suele integrar funciones como la “gestión de ventas”, la “gestión de compras”, la “gestión de la producción”, la “gestión de recursos humanos y nóminas”, la “gestión contable”, etc. Como los distintos proveedores de ERP se especializan en diferentes áreas, existen diferencias en las funciones. Por ejemplo, los proveedores de ERP especializados en actividades basadas en proyectos, como el desarrollo de sistemas, tienen más funciones para la gestión de proyectos.

3-1. Ejemplos de funciones básicas del ERP


Gestión de la relación con el cliente (CRM)


Ventas y marketing, comisiones, servicio, contacto con el cliente, atención telefónica


Planificación de la cadena de suministro, programación de proveedores, configurador de productos, pedido a caja, compras, inventario, procesamiento de facturas, almacenamiento (recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, embalaje).

Gestión de proyectos


Planificación de proyectos, planificación de recursos, cálculo de costes de proyectos, estructura de desglose del trabajo, facturación, tiempo y coste, unidades de rendimiento, gestión de actividades.

Procesamiento de pedidos


Pedido a caja, entrada de pedidos, comprobación de crédito, fijación de precios, disponibilidad de prenda, inventario, envío, análisis e informes de ventas, inicio de ventas.

Fabricación


Ingeniería, lista de materiales, órdenes de trabajo, programación, capacidad, gestión del flujo de trabajo, control de calidad, proceso de fabricación, proyectos de fabricación, flujo de fabricación, gestión del ciclo de vida del producto.

Contabilidad financiera


Libro mayor, activos fijos, comprobantes, cuentas por pagar, incluyendo la conciliación y los pagos, cuentas por cobrar, gestión de caja, consolidación financiera.

Contabilidad de gestión


Presupuestos, contabilidad de costes, cálculo de costes por actividades

Recursos humanos y mano de obra


Gestión de la contratación, gestión de la plantilla, transferencias de personal, formación, elaboración de listas, nóminas, nóminas electrónicas, ajustes de fin de año, prestaciones, planes de jubilación, gestión de la diversidad, aplicaciones de tiempo y asistencia, gestión de recursos humanos, gestión de objetivos, gestión del talento, atención a la salud mental.

El software EPR también incluye funciones de elaboración de informes y la posibilidad de automatizar determinados tipos de tareas. Puede “acortar” o “automatizar” la recogida de datos almacenados en varias bases de datos.
Además, algunos productos incluyen cuadros de mando que “visualizan” las funciones del ERP, de modo que se puede captar el estado del rendimiento empresarial de un vistazo.

3-2. Elegir el tipo de aplicación


Puede elegir el tipo de implantación que mejor se adapte a los objetivos de su empresa, como el “tipo de optimización total”, que abarca todas las operaciones de la empresa, el “tipo de software empresarial”, en el que sólo se implanta una operación como software, o el “tipo de componente”, en el que se implantan varias unidades de negocio (contabilidad, ventas, producción, negocio general, operaciones sobre el terreno, etc.) que pueden añadirse y ampliarse. Puede elegir el tipo de implantación que se ajuste a sus objetivos empresariales.

Tipos y características del ERP, método de desarrollo
Los tipos y características de los ERP son los siguientes.

4-1. Tipos de ERP


Existen dos tipos de ERP: el ERP en la nube y el ERP en las instalaciones, cada uno de los cuales hace referencia al lugar donde se construye el sistema ERP.

ERP en la nube
Utilizar el ERP con el servicio SaaS

ERP local
Tipo on-premise – Se construye y utiliza en el propio servidor de la empresa.

4-2. Características del ERP


ERP en la nube


El ERP en la nube, como su nombre indica, construye un sistema en la nube. Por lo tanto, no es necesario mantener un servidor en su empresa, y es posible reducir los costes iniciales y de funcionamiento. Por otro lado, como el ERP en la nube sube los datos de tu empresa a la nube, existen problemas de seguridad, como la posibilidad de ataques externos al servidor.

ERP local


En el caso de una instalación in situ, hay que preparar los servidores y el equipo de red de la empresa. Una vez instalados, deben seguir siendo gestionados mientras estén en uso.

El término “on-premise” se utiliza en inglés, y “premise” en este caso significa “en el local” o “en la tienda”. La traducción literal es “on-premise”.
El ERP local era la norma hasta la aparición y difusión de los servicios y sistemas basados en la nube, y muchas empresas siguen utilizando el ERP local en la actualidad.

La principal razón para elegir un ERP local es la facilidad de personalización. Como el sistema se construye en el propio entorno de la empresa, es fácil vincularlo a los sistemas existentes. Por otro lado, requiere unos costes iniciales y de implantación elevados.

4-3. Método de desarrollo del ERP


Hay dos tipos principales de métodos de desarrollo: desarrollo de paquetes y desarrollo completo.

Desarrollo de paquetes


Se trata de un método de implantación de un ERP adaptado a su empresa mediante un paquete ERP que suele estar equipado con las funciones necesarias de antemano. Las funciones que suelen ser necesarias se facilitan de antemano, y el periodo de desarrollo puede acortarse y los costes reducirse porque no es necesario crear funciones personalizadas.

Además, según el producto, hay muchos paquetes que se pueden personalizar, y al desarrollar sobre la base de las funciones existentes, no sólo se puede acortar el tiempo de implementación, sino que también se pueden conseguir ventajas en los costes.

Desarrollo completo


El desarrollo completo es un método de desarrollo que implica la construcción de un sistema desde cero para adaptarse a su negocio. Las empresas tienen muchas costumbres únicas, y hay muchos casos en los que no se puede utilizar software empaquetado. En estos casos, se utiliza el desarrollo completo.

Por otro lado, al tratarse de un software a medida desde la fase de diseño, es más caro que el software empaquetado en términos de periodo de desarrollo y coste, por lo que se puede decir que es un método de desarrollo principalmente para grandes empresas.

En los últimos años, han aparecido muchos paquetes ERP de fabricación , y muchos de ellos son capaces de satisfacer las prácticas únicas de las empresas , por lo que el número de casos en los que se utiliza el desarrollo completo desde cero está disminuyendo. Además, existe una forma de mejorar las operaciones empresariales examinando si las propias operaciones empresariales son realmente el mejor método a la hora de implantar el ERP.

5.Diferencia entre ERP y sistema central


5-1. sistema central


En general, un sistema central se define como “varios sistemas necesarios para llevar a cabo la actividad principal de una empresa”. Se llama “sistema de back-office” o “sistema de empresa”, y cada empresa tiene su propio sistema independiente.

Aunque tienen excelentes funciones para cada empresa, presentan algunas desventajas en cuanto a la colaboración interempresarial. Cuando se comparten datos con diferentes departamentos, es necesario vincular los sistemas. Dado que la parte de la vinculación no está sistematizada, es necesario intervenir manualmente para intercambiar información y procesar los datos, lo que no sólo requiere mucho trabajo, sino que también causa problemas como errores de introducción debido a la doble entrada de datos.

5-2. ERP (Planificación de Recursos Empresariales)


¿Cuál es la diferencia entre el ERP, también llamado sistema integrado central, y el sistema central?
El ERP es un sistema que integra los llamados sistemas centrales, como el sistema de gestión de la contabilidad, el sistema de gestión de los recursos humanos, el sistema de gestión de la producción, el sistema de gestión de la logística, el sistema de gestión de las ventas de inventario, etc., y gestiona toda la información de forma centralizada en una “base de datos única integrada”.

El ERP puede gestionar los recursos de gestión de una empresa, como “personas, bienes, dinero e información”, desde la perspectiva de la optimización global. Por ejemplo, cuando se vende un producto, se registra en el sistema de ventas, que a su vez se transmite al sistema de producción para iniciar la fabricación. Puedes ver que todo está conectado.

En lugar de gestionar estas transacciones por separado para cada departamento, la consolidación simplifica, agiliza y aumenta la precisión de las operaciones.

6. Ventajas y desventajas de la ERP

El ERP se creó basándose en el concepto de mejorar la eficiencia empresarial y el uso de la información de gestión en toda la empresa mediante la integración de sistemas empresariales previamente dispares. Tiene las siguientes ventajas y desventajas al permitir la gestión centralizada de la información en toda la empresa.

6-1. Ventajas


Mérito 1:

La gestión centralizada de la información elimina la mala coordinación entre sistemas y departamentos.
La mayor ventaja del ERP es la capacidad de gestionar los datos internos de forma centralizada. Todos los datos utilizados en la empresa pueden reunirse en un solo lugar, incluidos los formularios, el procesamiento de la contabilidad, la gestión de ventas, la gestión de personal y otros departamentos de personal, así como los documentos procesados por las ventas y otros departamentos operativos como parte de sus funciones originales. Esto garantiza, por ejemplo, que cualquier cambio realizado en los datos de gestión de ventas se refleje inmediatamente en los formularios departamentales y corporativos y se actualice automáticamente. Ya no se producirán incoherencias debidas a la duplicación de datos entre departamentos y divisiones.

Además, si hay un cambio en el sistema legal o un aumento o disminución de los costes de adquisición, puede ahorrarse el esfuerzo de corregir los datos en cada sistema individual. La gestión centralizada también evita los errores humanos en la actividad inicial, como los errores de introducción de datos y los requisitos que se pasan por alto.

Ventaja 2:

La información más actualizada sobre los recursos de gestión puede “visualizarse” para apoyar la toma de decisiones de gestión.
La integración de los recursos de gestión reduce el trabajo administrativo y permite recuperar en cualquier momento y lugar la información que antes se verificaba entre departamentos. Esto es una gran ventaja a la hora de tomar decisiones empresariales.

Muchos de los productos ERP desarrollados actualmente permiten captar la situación actual de la empresa en tiempo real, como las ventas y los beneficios, las horas de trabajo y los costes de producción, el análisis de las cuentas por cobrar y otra información financiera, el estado de las compras y el inventario y la información sobre el personal. Como resultado, la dirección puede considerar y reaccionar a las acciones necesarias cuando se requiera, y tomar medidas para utilizar eficazmente los recursos de la organización basándose en datos objetivos.

Ventaja 3:

Apoya el control interno al mantener la integridad de los datos
Con la aplicación de la ley J-SOX, las empresas están obligadas a ser más transparentes. La gestión diaria de presupuestos y facturas en los departamentos de ventas y marketing es cada vez más importante. Por lo tanto, cada vez más empresas están implementando el ERP para el control interno.

La implantación del ERP aporta una serie de ventajas a la ejecución de las operaciones según un flujo de trabajo común a toda la empresa. En primer lugar, la gestión centralizada de la entrada y el procesamiento de datos, desde la recepción de los pedidos hasta las compras, la producción y las ventas, la gestión de los beneficios y los costes, y la coordinación y la gestión de los recursos, como el personal y las horas de trabajo, evitan los “retrasos injustificados en los pedidos” y el “fraude de los empleados”.

6-2. Desventajas


Aunque el ERP tiene muchas ventajas, también tiene desventajas. Veamos en detalle las desventajas del ERP.

Se necesita tiempo para seleccionar un producto


Hay muchos tipos de productos ERP, cada uno con diferentes características. A la hora de elegir un ERP, hay que aclarar lo que se quiere hacer en la empresa, y luego investigar y seleccionar un producto que cumpla ese objetivo. Además, las especificaciones del paquete de software no siempre se ajustan perfectamente a las operaciones de la empresa, y es posible que haya que desarrollar o personalizar funciones adicionales en función de las demandas del sector, lo que requiere una cantidad razonable de horas de trabajo.

Costoso de aplicar


Incluso en la fase de investigación preliminar, la implantación de un ERP conlleva costes humanos, de tiempo y financieros, incluyendo la investigación de productos, la preparación de la implantación, el desarrollo de funciones adicionales y la coordinación interna. Además, durante la implantación, algunas empresas realizan pruebas de auditoría para determinar la idoneidad del ERP.

Es necesario darlo a conocer a los empleados

Una característica importante de ERP es la “optimización general”. Esto conducirá a cambios en los procesos de negocio que son familiares para cada departamento en el campo, es decir, el trabajo de “optimización individual”.

Además, la base del funcionamiento de ERP es la “información de entrada” del campo. Es necesario que cada departamento que será la unidad de trabajo real ingrese datos al ERP. Al mismo tiempo, debemos evitar situaciones que vulneren el cumplimiento interno, como la extracción de datos.

7. Puntos clave de la implantación del ERP

El ERP debe construirse según la forma de ser de cada empresa. Por lo tanto, junto con el paquete básico, es importante personalizarlo de acuerdo con las prácticas comerciales realistas y las características organizativas de la empresa.
La elaboración del pliego de condiciones es la tarea más importante que debe realizarse meticulosamente antes de la aplicación, por lo que aquí se exponen tres puntos a tener en cuenta.

Punto 1: Haga un balance del sistema actual y piense en lo que quiere que sea su empresa en el futuro


Además de reducir la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para las operaciones propias de la empresa, los datos internos que se acumulan a diario pueden reflejarse rápidamente en la contabilidad y la gestión. Este es el propósito de la implantación de un ERP, y la evaluación de una implantación de ERP es si maximiza o no los beneficios tanto para la empresa como para la dirección.

Cuando se implanta un ERP, el primer punto es comprender qué sistemas están actualmente en funcionamiento en el patio, las ventas, la producción y otros sitios.

Punto 2: Selección de una empresa asociada


Cuando se implanta un ERP, es importante seleccionar al desarrollador (proveedor) encargado de diseñar las especificaciones del ERP. Hay muchos factores que dependen de la calidad del personal individual enviado por el promotor, como por ejemplo si tienen conocimientos detallados y experiencia en contabilidad empresarial, si trabajarán juntos para resolver problemas y si responderán con frecuencia. Además, debe elegir con cuidado a un socio con el que pueda mantener el contacto durante mucho tiempo, no sólo en el momento de la introducción, sino también durante los cambios de especificaciones.

Para ello, es necesario comparar y examinar varios proveedores en lugar de limitarse a una sola empresa de una vez. La decisión sobre el socio no debe ser tomada únicamente por el departamento de sistemas de información o por el equipo directivo, sino que debe hacerse incorporando una amplia gama de opiniones internas.

Punto 3: La creación de un grupo de trabajo es eficaz


La implantación de un ERP aporta innovación a una empresa. Se mejora la eficiencia empresarial, se hace más transparente la gestión y se comparten los conocimientos y los datos. Esto mejora la productividad de la empresa y permite agilizar las decisiones de gestión.

Sin embargo, en la actividad empresarial real, cada departamento tiene su propio flujo de negocio, y cada departamento tiene sus propios modales y costumbres. En las fases preliminares de la implantación de un ERP, es necesario determinar hasta qué punto se puede integrar el entorno empresarial alimentado en los sistemas individuales y qué herramientas se pueden compartir.

Para identificar y ordenar las diferencias y similitudes, y lograr una optimización global, es eficaz crear un grupo de trabajo que trascienda los límites departamentales.

8. Presentación del ERP


Aquí presentaremos algunos paquetes típicos de ERP.

SAP Business One


URL del producto https://www.sap.com/japan/products/business-one.html/
Proveedor SAP Japan Co.
Forma de provisión (precio) On-premise/Cloud (Contáctenos)
Se trata de un ERP basado en la nube y en las instalaciones para pequeñas y medianas empresas. Con la gestión financiera, la gestión de ventas/clientes, la gestión de compras/inventarios y las funciones de BI/análisis en su núcleo, SAP Business One ofrece más de 500 ricas funciones complementarias para cada sector. Los componentes pueden ampliarse a medida que su negocio crece. Se admite una gran variedad de idiomas.

Oracle ERP Cloud


URL del producto https://www.oracle.com/jp/erp/
Proveedor Oracle Corporation
Tipo de servicio (precio) On-premise/Cloud (Contáctenos)
Este paquete ERP consta de varios componentes para las finanzas, la contratación, la gestión de proyectos y la gestión de riesgos. Puede implantarse en la nube, en las instalaciones o como solución híbrida, y puede vincularse a los productos en la nube de Oracle que dan soporte a la cadena de suministro, los recursos humanos y la gestión de ventas. También es compatible con una amplia gama de idiomas y monedas.

ZAC


URL del producto https://www.oro.com/zac/
Proveedor Oro Corporation
Forma de oferta (precio) On-premise/Cloud (compra de licencia única o pago mensual)
Un ERP en la nube y en las instalaciones especializado en negocios basados en proyectos como el desarrollo de software y la producción de contenidos. Con la gestión de proyectos (planificación, cálculo de costes, previsión, etc.) como núcleo, consta de un grupo de módulos para ventas, soporte de ventas, compras, asistencia, inventario y procesos. También hay una gama completa de funciones para enlazar con herramientas externas como la contabilidad y el BI.

ERP en la nube gratuito


URL del producto https://www.freee.co.jp/cloud-erp/
Proveedor freee Co.
Tipo de servicio (precio) Nube (Contacto)
Cloud ERP freee es un ERP en la nube que se centra en las funciones de contabilidad y gestión de recursos humanos. Al vincular las operaciones contables y empresariales, y visualizar e informar sobre el estado de los proyectos y la gestión, proporciona un apoyo total a la eficiencia empresarial y a la mejora de la gestión.

También admite la gestión de clientes, el soporte de ventas y la gestión de pedidos mediante la integración con Salesforce y kintone.

Jobmane


URL del producto https://jobma-lp.com/
Proveedor Jobmane Inc.
Forma de oferta (precio) Nube (coste inicial 0 yenes, coste mensual (hasta 20 usuarios) versión normal 50.000 yenes / versión Lite 10.000 yenes, consultas para 21 o más usuarios, plan gratuito disponible (hasta 10 usuarios, 1 GB de capacidad, 10 clientes, 10 estimaciones creadas))
Se trata de un paquete ERP cuyo núcleo es la gestión de ventas. Las funciones de gestión de horarios y casos, gestión de clientes y gestión de proyectos están especialmente bien desarrolladas. La interfaz de usuario es sencilla y fácil de usar, y puedes registrar y comprobar los horarios, aprobar los flujos de trabajo y crear informes diarios desde tu smartphone.

Existe un plan gratuito, y los datos pueden transferirse a la versión de pago.

Conclusiones

En este artículo, hemos explicado detalladamente el ERP. ERP es una herramienta que permite tomar decisiones de gestión sin problemas mediante la gestión centralizada de la información para que se pueda captar el estado de toda la empresa en tiempo real. A diferencia de la producción en masa, donde la cooperación con ERP es importante, en la fabricación individual a pedido, se han propuesto métodos que utilizan herramientas económicas de gestión de proyectos y diagramas de Gantt utilizados por las empresas de TI.

Los obstáculos para la introducción se han reducido gracias a la computación en la nube. ¿Por qué no aprovechar esta oportunidad para considerar la introducción de ERP y herramientas de gestión de proyectos?

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